1. Hồ sơ mời thầu có rõ ràng, bài bản và cụ thể hay không?

Thông thường các hồ sơ mời thầu bao gồm đầy đủ bản vẽ, bảng dự toán, hợp đồng mẫu hay các điều khoản của hợp đồng, các yêu cầu cụ thể về hình thức hồ sơ dự thầu, về mặt năng lực, về mặt kỹ thuật, về mặt giá cả, bảo lãnh, thời gian nộp hồ sơ,…Tuy nhiên có những dự án yêu cầu khá sơ sài hoặc chung chung (ví dụ như chỉ nộp báo giá bằng file mềm). Nhiều dự án bản vẽ không rõ ràng hoặc gây hiểu nhầm dẫn đến sai sót về công việc và khối lượng. Yếu tố về thời gian nộp hồ sơ thầu có ảnh hưởng nhất định, gây áp lực lên các yếu tố khác.

2. Tính chất của dự án

Thể hiện ở quy mô dự án (diện tích xây dựng, số tầng, số hạng mục,…); mức độ phức tạp của dự án (hầm, hố móng, tháp cao, công trình cải tạo,…); mức độ hoàn thiện của dự án (bình thường, cao cấp); thời gian thi công (một hay nhiều giai đoạn, mùa mưa hay mùa khô); địa điểm xây dựng (vùng miền, đồi núi hay đồng bằng, khoảng cách tới công ty, khu vực có tình hình an ninh phức tạp…).

3. Con người

Ngoài bộ phận bóc tách khối lượng, lập báo giá xây dựng và cơ điện, còn phải có bộ phận hỗ trợ về hồ sơ năng lực, biện pháp thi công, dịch thuật, lập bảo lãnh với ngân hàng, phô tô in ấn, phương tiện di chuyển,… Bộ phận bóc tách và lập báo giá phải nắm rõ các yêu cầu của hồ sơ mời thầu, căn cứ vào thời gian nộp thầu để đưa ra kế hoạch cụ thể, đánh giá thiết kế của từng hạng mục và tổng thể để lường trước những rủi ro trong quá trình thi công. Các anh em thường xuyên làm việc với cường độ cao để đáp ứng được tiến độ gấp rút của các hồ sơ thầu. Có những dự án phải huy động thêm nhiều anh em QC ở công trường lên hỗ trợ. Có những dự án Ban lãnh đạo trực tiếp chỉ đạo công tác đấu thầu. Với một khối lượng lớn các dự án, yêu cầu bắt buộc đối với lực lượng này là phải rất chuyên nghiệp, nắm vững chuyên môn, phối hợp tốt với các bộ phận liên quan.

4. Giá thành

Vật tư, máy móc, thiết bị. Bộ phận vật tư và người lập báo giá cùng nhau kết hợp để khai thác được các báo giá tốt nhất cho mỗi dự án. Ngoài những đối tác cũ, cần xây dựng mối quan hệ với những nhà cung cấp mới ở những địa bàn mới bằng những hợp đồng nguyên tắc.

Từ khối lượng và đơn giá có được, bộ phận lập giá trình lên Ban lãnh đạo giá cơ sở, Ban lãnh đạo quyết định giá trị dự thầu. Hồ sơ dự thầu được in ra, đóng quyển và nộp cho chủ đầu tư đúng theo yêu cầu. Lúc đó phòng đấu thầu mới hoàn thành hai nhiệm vụ chính của mình nhưng cuộc “Đấu thầu” thực sự mới chính thức bắt đầu. Sự chuẩn bị hồ sơ tốt mới chỉ chiếm khoảng 80% cơ hội chiến thắng, 20% cơ hội còn lại sẽ được quyết định ở cuộc “Đấu thầu” trực tiếp giữa nhà thầu với chủ đầu tư và các nhà thầu khác.

Ở đó, khi nhà thầu có cơ hội thể hiện năng lực và kinh nghiệm của mình, đưa ra giải pháp kỹ thuật ưu việt của mình, những ưu thế của mình so với các nhà thầu khác trước chủ đầu tư thì khả năng chiến thắng sẽ cao hơn. Có những dự án chúng ta chiến thắng nhờ vào uy tín và kinh nghiệm đã thi công các giai đoạn trước đó. Nhưng cũng có những dự án chúng ta thua vì chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực mới hay chưa có công trình đã thi công ở địa phương nơi sẽ xây dựng.

Khi các yếu tố về năng lực và kinh nghiệm là tương đồng hoặc không được chú trọng, thì chiến thắng thầu qua việc đàm phán giá cả thể hiện bản lĩnh của nhà thầu. Ở cuộc cạnh tranh về giá cả, thì đó là cuộc cạnh tranh khốc liệt nhất, cũng chứa đựng nhiều may rủi. Có những nhà thầu sẽ vì sự sống còn của doanh nghiệp mình mà phải thắng thầu bằng cái giá mà nhà thầu khác không thể làm được. Có những nhà thầu chỉ mong duy trì hệ thống của mình mà không cần đến hiệu quả, họ cũng sẽ đưa ra giá như vậy. Chúng ta thất bại khá nhiều dự án vì yếu tố này, dù chỉ cao hơn các nhà thầu khác một vài phần trăm.

Một yếu tố nữa ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu đó là sự chuyên nghiệp của chủ đầu tư và mối quan hệ của chủ đầu tư với các nhà thầu khác, đặc biệt với các dự án Hàn Quốc. Nhiều dự án chủ đầu tư không có chuyên môn xây dựng, chỉ đánh giá thông qua giá tổng thể hoặc không tổ chức đấu thầu rộng rãi. Nhiều dự án chúng ta đã làm rất tốt, nhưng cuối cùng giá dự thầu chỉ mang tính chất tham khảo với chủ đầu tư. Và như thế, cả công ty sẽ hao phí nhiều thời gian và công sức. “Các đối thủ mạnh lên, mình cũng phải mạnh lên”. Tìm hiểu và có được thông tin tốt về các đối thủ cạnh tranh, tình hình kinh doanh hiện tại và mối quan hệ với chủ đầu tư sẽ tạo ra những lợi thế nhất định trong các cuộc đấu thầu. Ngoài các đối thủ cạnh tranh truyền thống, cần phải tìm hiểu và theo dõi các đối thủ mới.

Năm 2018 đã đánh dấu những dấu mốc quan trọng của phòng đấu thầu CJSC đó là dự án FDI (công trình YFY) và dự án DDI (công trình IPC) đều có giá trị lớn nhất từ trước đến nay.

Nguyễn Văn Thiều
Phó Phòng Đấu thầu