Trước tiên cần xác định mục đích:

Dựa vào mục đích có thể triển khai cách thực hiện tuần tự cơ bản khi chúng ta chuẩn bị và sắp xếp công việc. Không xác định rõ mục đích của công việc thì dù có tiến hành công việc đúng các bước cũng khó có thể thu được kết quả như kỳ vọng.
Phòng ngừa thiếu sót, bỏ sót trong công việc:
Để chuẩn bị và sắp xếp công việc thuận lợi cần có năng lực nhìn trước vấn đề. Tuy nhiên, nếu biết trang bị kỹ năng suy nghĩ theo thứ tự: trước hết xác nhận mục đích công việc, sau đó dựa theo mục đích suy nghĩ phương án dự phòng để ngăn ngừa làm thiếu, bỏ sót công việc thì dù nhân viên trẻ ít kinh nghiệm cũng có thể xử lý được các tình huống bất ngờ.
Trong khâu chuẩn bị, sắp xếp công việc điều cơ bản đầu tiên là xác định (Tại sao lại làm = Mục đích). Dựa theo mục đích đã xác định xử lý được nhiều trường hợp không mong muốn có thể xảy ra. Dù là điều cơ bản, nhưng không ít người vẫn đang làm việc mà không hề suy nghĩ về điều này.

Chuẩn bị là để loại bỏ lãng phí:
Tác nghiệp chính là tác nghiệp tạo ra giá trị gia tăng cho công việc. Trong mỗi phòng, bộ phận của công ty cần phải xác định rõ khâu nào là khâu tạo ra giá trị gia tăng, sau đó hướng tới việc tập trung lực lượng để tối đa hóa thành quả tại khâu đó.
Tác nghiệp đi kèm là tác nghiệp không tạo ra giá trị gia tăng. Loại bỏ hoàn toàn điều này không hề đơn giản, có thể cố gắng rút ngắn thời gian dành cho chúng để nâng cao tỷ lệ tác nghiệp chính, từ đó nâng cao hiệu suất công việc.
Tác nghiệp ngoài lề, lãng phí là tác nghiệp hoàn toàn không đóng góp gì. Như những việc sửa lỗi, thời gian lướt wed không mục đích… có thể xem là những tác nghiệp ngoài lề, lãng phí. Đối với lãng phí cần nỗ lực hết sức để loại bỏ chúng.
Có thể nói, khâu chuẩn bị là để loại bỏ lãng phí. Trước hết, chúng ta hãy bắt đầu bằng việc phân chia thời gian làm việc thành tác nghiệp chính, tác nghiệp đi kèm và tác nghiệp ngoài lề, lãng phí. Đây chính là bước đầu trong loại bỏ lãng phí.

Lập thời gian tiêu chuẩn.
Tiêu chuẩn hóa là phương pháp hữu hiệu để tránh xảy ra những việc chậm trễ. Trong những tiêu chuẩn đó cũng có “thời gian tiêu chuẩn”. Có điều không được phép nhầm lẫn “thời gian tiêu chuẩn” và “ thời gian bình quân”.
Hãy bắt đầu với việc ghi lại thời gian thực hiện trong từng công việc. Đối với bất cứ công việc nào cũng chắc chắn tồn tại những phương pháp để hoàn thành công việc hiệu quả, chính xác, an toàn.
Thực hiện theo những tiêu chuẩn đã được xác định rõ ràng sẽ tăng tốc độ với công việc, sớm thu được thành quả. Hãy nắm bắt thời gian thực hiện công việc của bản thân, đặc biệt là lập kế hoạch. Đầu tiên, hãy bắt đầu bằng việc ghi ra chi tiết công việc có thể thấy những vấn đề như “thì ra phải mất ngần ấy thời gian cho các công việc này”. "nếu giảm bớt được lãng phí thì có thể hoàn thành nhanh hơn”.
Như thế chúng ta dễ dàng xây dựng lịch trình công việc, nhìn thấy rõ thời gian lãng phí, có thể nắm rõ thời gian tiêu chuẩn dựa trên kết quả thực tế.

Rút ngắn thời gian chuẩn bị.
Việc rút ngắn thời gian thực hiện khâu chuẩn bị là điểm quan trọng khi chuẩn bị công việc. Rút ngắn thời gian chuẩn bị bằng cách sử dụng biểu mẫu, những biểu mẫu không nên giữ riêng mà nên chia sẻ cho toàn bộ hệ thống công ty.
Chính điều này sẽ giúp vừa đồng thời nâng cao được chất lượng vừa chuẩn hóa thời gian để hoàn thành bản kế hoạch, từ nhân viên mới cho đến một nhân viên kỳ cựu. Giảm được thời gian của khâu chuẩn bị thì sẽ tăng hiệu suất công việc.

Loại bỏ công việc của bản thân.
Làm rõ thành quả bản thân cần đạt được giúp chúng ta làm rõ tác nghiệp chính cần tập trung nguồn lực để thực hiện. Có thể nói đứng trên quan điểm tối ưu hóa tổng thể để biết chính xác đâu là công việc chính, là điều quan trọng.
Quan sát bằng tầm nhìn của cấp trên hơn mình sẽ nhìn ra công việc cần loại bỏ. Suy nghĩ cách làm để có thể loại bớt việc giúp quy trình thực hiện công việc trở lên đơn giản hơn, do đó các khâu chuẩn bị cũng dễ thực hiện.
Nếu suy nghĩ trên dựa trên tầm nhìn tổng thể của công ty có thể nhìn ra được công việc cần làm và công việc không cần làm.

Phải kiểm tra cả quá trình.
Sau khi kết thúc công việc, hãy chú ý đến cả quá trình. Công việc cần tiêu tốn quá nhiều công sức để hoàn thành thì vẫn tiềm ẩn nhiều vấn đề cần khắc phục.
Hầu như mọi nơi làm việc đều coi trọng kết quả cuối cùng, dù trong quá trình thực hiện có xảy ra vấn đề. Vì không kiểm tra lại lý do tại sao kế hoạch không tiến triển đúng như mong muốn, nên vấn đề sẽ tái phát sinh khiến khâu chuẩn bị trở lên hỗn loạn.
Chúng ta lại dùng sức để vượt qua mà làm ngơ nguyên nhân xảy ra sự cố thì kết cục vấn đề sẽ không được nhìn nhận là vấn đề nữa.
Cứ dùng sức để vượt qua thi dần dần sẽ không kiểm tra lại quy trình nữa. Bởi đến lúc nào đó việc này chắc chắn sẽ dẫn tới sai lầm nghiêm trọng, có thể xảy ra sự tình không thể cứu vãn và đem lại rắc rối đến cho bản thân và doanh nghiệp chúng ta.
Điều quan trọng là chúng ta phải luôn kiểm tra lại quy trình thực hiện công việc. Nếu phát sinh vấn đề, phải có ý thức đặt câu hỏi tại sao?

Đừng che giấu vấn đề, hãy đưa nó ra ánh sáng
Tuy nhiên, ở trong các doanh nghiệp thông thường, khi phát sinh vấn đề, thường chỉ xử lý khẩn cấp lúc ban đầu và sau đó mọi thứ lại như không có gì đã xảy ra. Điều này có thể kéo theo những vấn đề lớn hơn như tai nạn lao động, sản phẩm lỗi.
Tâm lý con người thường không muốn đưa tin xấu hay thất bại ra ngoài. Vì thế người ta thường tìm mọi cách giấu đi, nó ảnh hưởng không tốt tới khâu chuẩn bị, và cũng mất luôn sự tin tưởng của những người xung quanh. Chúng ta quyết tâm xây dựng môi trường làm việc cởi mở ngay cả việc chia sẻ thất bại sẽ được tin tưởng nhiều hơn. Chính vì vậy, bạn nên cởi mở hơn, đừng che giấu những tin xấu. Tin xấu báo trước!

Đừng sợ hãi trước thất bại. Nếu cứ lặp lại cùng một thất bại thì không thể trưởng thành, nhưng nếu thất bại do thử sức với cái mới thì điều đó sẽ trở thành hạt giống thành công.

Trần Thanh Tú
Phòng Vật tư - Thiết bị